基于現代信息技術的工程信函智能化管理

論文作者:匿名 論文來源:http://www.jiuzhousihai.com/ 發布時間:2020/09/29

  摘要田灣核電站采用機器學習、移動互聯網、人工智能等智能信息技術理念,對核電工程信函接收、分發、著錄、歸檔等工作進行創造性的重塑,開發與總承包方電子辦公系統連接的接口,實現了工程信函的自動傳遞,并通過元數據的自動抓取實現工程信函與文檔平臺的自動著錄對接,通過基于機器學習等技術的智能分發功能,依據預置的分發矩陣及時完成工程信函的自動批分,實現了電子文件的全過程自動歸檔,對工程函件實現了“零停留”“零干預”,完成了工程信函智能化管理的研究和應用,全面提升了核電項目文檔管理整體水平。


  關鍵詞企業內容管理系統(ECM)信息化工程信函智能化


  一、引言


  核電項目建設周期長,涉及單位廣,接口復雜,信函作為項目參建各方的主要溝通載體,應用于商務談判、日常溝通、技術交流、提資送審、設計信息交換、變更發布、文件傳遞等項目各項活動中。據統計,一個核電建設周期約產生20—30萬份信函,高峰期每月產生信函量近3000份。面對海量的文件,傳統信函處理流程為郵件接收、人工著錄標引、人工分發至相關單位及內部處室,上述一系列工作耗時、耗力,導致信函分發的時效性大幅下降,極易造成信息傳遞滯后。


  如何減少信函管理的人工操作,最大化地實現智能化操作,提高工程信函的規范、高效管理,保證工程建設和項目管理信息傳遞的及時和高效,是項目文檔管理的重要任務之一。


  本文以田灣核電站為例,提煉出工程信函智能化管理的主要模式,列舉一些具體工作方法和成果,希望能為其他項目提供參考。


  二、工程信函智能化管理模式


  1.建立組織和保障機構,明確目標思路。田灣核電站所有往來工程信函由信息文檔處歸口管理,負責信函模板的制定、信函的收發、通信渠道的維護、處理跟蹤統計、信息系統的開發運維等,并根據總經理部授權開展接收工程信函的任務批分。各業務處室負責外發信函的編制和審核,并對職責范圍內承包商及外單位提交的工程信函進行任務處理及跟蹤。


  工程信函按照“全程控制、編碼科學、形成規范、系統管理”管理原則和目標,建立文件管理機制,對文件的產生、收發、保管和利用進行有效控制,確保被管理文件的真實性、可靠性、完整性、可用性,以滿足公司生產運營和工程建設需要。


  2.構建制度保障體系,不斷完善工作機制。工程信函具有時效性、溝通性、任務性等特點,應建立獨立的通訊規則,確保收到、發出信函無遺漏并及時被處理。為了保證工作人員能夠及時、準確地得到最新、正確、適用的文件,應建立信函收發制度,對其收發過程進行規范和控制。為了指導工程信函的規范管理,田灣核電站編制了《通信的一般規則》《信函收發及管理》《文檔信息著錄規則》《信函管理》等一系列管理程序制度,并制定了《接收信函崗位規范》《外發信函崗位規范》《信函查漏、通信渠道維護崗位規范》《工程信函檔案管理》等四份崗位規范。這些程序規范的制定及不斷完善,保證了工程信函管理的正常有序高效開展,為信函智能化管理提供了制度保障。


  3.搭建文檔信息系統,提供技術平臺保障。田灣核電高度重視信息化建設,將文檔信息化建設作為提升公司管理水平的重要手段。公司早在2002年就開發了以工程信函處理為核心的文檔信息系統“工程文件管理系統”,將工程信函、會議紀要、技術文件等納入流程化、信息化規范管理,避免重復和無謂的人力工作。確保田灣核電站與其設計、施工、制造、調試、運行、維修等參建單位之間信息溝通的流暢、準確、高效。


  為進一步推動業務流程的優化、集成和數據共享,田灣核電站于2012年在原有信息系統基礎上升級改造,開發了“企業內容管理系統”(以下簡稱ECM),進一步規范工程信函的審批、接收、分發、歸檔、利用等信息化管理工作,為信函智能化管理提供了技術和平臺保障。


  三、智能化信息技術在工程信函管理的應用


  1.減少人工干預,實現外發信函版式化文件自動生成。田灣核電ECM系統外發信函在完成流程審批后,通過預先植入的編碼規則和發文單位地址簿,自動生成通信渠道號,并保證編碼的唯一性和連續性。通過系統設置的花簽圖片,自動調用電子簽名。通過自主設計與開發的版式文件轉換服務,自動生成格式規范的PDF版式文件,無需編輯處理。在人工檢查無誤后,點擊“登錄”完成外發信函的生成,全過程實現了一鍵式操作,無需人為操作處理,實現文件生成的全自動化。


  2.利用SOA信息化手段,實現業主與總包方信函自動傳遞。為了提高工作效率,田灣核電站利用SOA的信息化手段,通過系統接口實現了接收信函的自動傳遞交換。通過開發ECM系統與CNPE施工管理系統3.0的接口,實現信函、會議紀要、變更澄清、圖紙等元數據、電子文件及關聯關系在系統平臺間的互相推送,完成業主ECM與總包方文件的自動接收傳遞。實現了信函傳遞過程的零停留,減輕了保存、下載、發送電子郵件等重復勞動,節省了人力。


  3.借助系統平臺交換集成,實現接收信函的自動著錄。通過業主平臺與總承包方平臺自動交換傳遞的文件,在完成自動接收數據的同時,在人工檢查無誤后,能夠直接在ECM創建相應的文件條目,完成自動著錄工作。目前田灣核電站與CNPE往來信函(約占總信函量的80%)已全部實現數據共享、自動著錄,省去了文檔人員大量重復性著錄工作,大大提高了工作效率。


  運用現代OCR識別技術,開發對現有不可復制的PDF等掃描文件的可識別化處理,通過元數據的自動抓取實現文件題名、責任者、文件日期等信息在ECM著錄頁面的自動填寫和著錄,功能實現后將進一步提高系統接口以外接收信函的登錄效率。


  4.系統自動建立關聯關系,實現文件內容的互見。田灣ECM支持復合文件管理,文件一次錄入多處使用,多處建立關聯關系,直接調用同一份文件內容。例如,信函可以與技術文件、會議紀要、不符合項報告等相關文件,技術文件與其變更、澄清、過時版本等相關文件,ECM支持輸入關聯文件編碼自動建立關聯,實現文件內容的互見。


  如當著錄接收信函或外發信函時,在“參考文號”處輸入關聯文件編碼后(若關聯文件為兩個或以上,在文件編碼之間加逗號),系統會自動建立該信函與關聯文件的關聯關系,點擊形成的鏈接可直接查看關聯文件內容。通過不斷建立文件之間的關聯關系,將文檔錯綜復雜的關系進行鏈接,便于對信息的跟蹤、追溯。


  5.利用大數據和機器學習工具,實現工程信函智能批分。在傳統接收信函批分方式下,信函批分人員每天在40多個業務處室及公司領導中重復選擇主辦處室、協辦處室、閱知處室和領導,耗費大量時間和精力,若系統接口不正常或訪問量較大則耗時更多。此外,不同批分人對于主協辦處室、閱知處室和領導的選擇也帶有主觀判斷,隨意性較大,缺乏規范性、統一性。


  為有效解決信函批分面臨的問題,田灣核電站采用大數據和機器學習工具,在十萬多條歷史分發記錄和固化的分發規則基礎上,梳理與總結了智能化矩陣表,將原來傳統的只是概括性的批分參考表,整理成系統可識別的結構化數據,引入機器學習,預測分發結果,輔以人工校驗,使信函批分智能化操作。將傳統的主辦部門、協辦部門、閱知領導的人工重復性選擇,轉化為系統根據矩陣自動選擇;分發工作標準化,規避不同批分人對于閱知處室、閱知領導選擇的隨意性,統一、規范了批分信息。


  信函智能批分上線后,能找到唯一匹配規則的信函可達50%,即可實現全自動批分。由系統給出的批分建議正確率可達到75%,信函批分效率提高,且準確性、規范性大大提高。


  6.利用QR編碼技術,自動生成文件二維碼。鑒于田灣核電站電子簽名適用范圍僅限于總經理部領導、處室級負責人審批未使用電子簽名,部分通過ECM流程生效的文件,如由處室領導批準的外發信函,無任何簽名等有效性標識。ECM利用QR二維碼生成技術,通過在文件封面上添加二維碼,來界定ECM輸出文件的有效性和唯一性。文件二維碼也可用于文件瀏覽、文件回收、有效版本確認等工作場景,通過移動客戶端,進入“文件瀏覽”應用,掃描文件封面的二維碼,即可瀏覽文件版本及生效信息、查看PDF電子文件等。該場景已廣泛應用于田灣核電現場,協助現場技術人員及時準確的判斷所使用文件是否為最新有效版本,防止失效文件的誤用,具有重要的現實意義。


  7.設置案卷創建標準,實現電子文件自動歸檔。信息系統電子文件自動歸檔,一直是重要課題。經過創新與實踐,田灣核電站已實現商務合同、財務會計電子文件的自動歸檔,改變了原有文件歸檔模式,將人工參與的環節完全置換為自動流程,具有很強的可操作性和指導性。


  四、工作難點及思考


  1.提高信函智能批分的準確性。工程信函自動批分實施以來,效果顯著,批分時效性、準確性、規范性有明顯提高,節省了人力。但目前智能批分覆蓋率還有待提高,與預期的目標還稍有差距。究其主要原因和后續改進建議有:首先,由于田灣核電5、6號機組采用的M310堆型與1—4號機組采用的VVER堆型,從合同分工、組織關系和管理模式上均有較大差異,其批分規則也不同,還需繼續收集擴充分發規則矩陣。其次,3、4號機組處于基建甩尾向生產交接的過渡期,關于工程尾項處理接口分工尤為復雜,增加了系統識別推薦的難度,還需強化人工校驗,對分發的準確性進行把關,尾項關閉正式轉入生產運營后工作任務和職責相對固定規范,自動批分和系統推薦的準確率將會大幅度提高。


  2.推動工程信函分級管理。工程信函建議按其內容的重要程度進行分級管理,建立重要信函清單,并定期維護。以便有針對性地對重要信函進行管理及跟蹤,更好地提供文檔知識服務。工程信函歸檔以電子歸檔為主。原則上工程建設、生產管理與核安全監管單位往來所產生的信函等,應進行紙質歸檔。部分查考利用價值不大、臨時性的信函,列入不歸檔文件范圍。


  3.加強文檔編研,深化信函利用服務。運用大數據的利用熱點分析,田灣核電借助集中日志監控平臺,對用戶在ECM系統的文檔查詢、瀏覽、打印日志等行為進行分析,找出用戶使用率較高的信函,聯合業務部門開展有針對性的信函編研服務。例如,為做好3、4號機組安全質量經驗反饋,計劃聯合質量管理部門編制《3、4號機組重大不符合項處理匯編》《3、4號機組事故處理匯編》等。檔案編研工作緊密結合公司主線任務,提高了文檔利用服務的水平,體現了文檔工作的價值。


  隨著兩化深度融合于核電各專業領域工作,核電文檔信息化、智能化管理也迎來了以創新驅動發展的“新常態”。以工程信函智能化管理為契機,實現文檔管理的全方位、全業務的智能化管理,成為核電文檔信息化建設的目標和發展方向。通過筆者在田灣擴建文檔管理中的探索與實踐,總結提煉出工程信函乃至所有工程文檔的智能化管理應用思路和方法,希冀也能為其他項目文檔管理提供參考與借鑒。

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